イベントを企画するにあたって、多数の担当者が関わることがあります。
例えば、会場や演出、宣伝など、それぞれの分野で担当者がいる場合があります。
そのため、効率的な進捗管理と共有が必要不可欠です。
今回はそのための具体的な方法と共有に便利なツールも併せて紹介します。
進捗管理の必要性
多担当でのイベント企画では、多数のタスクが発生します。
そのため、タスクを一元的に管理し、進捗を確認することが重要です。
また、誰がどのタスクを担当しているかを明確にすることで、タスクの重複や漏れを防止することもできます。
進捗管理の方法
進捗の管理には以下のような方法があります。
タスクリストの作成
まずは、タスクリスト（Todoリスト）を作成することが基本です。
ExcelやGoogleスプレッドシートを使って、タスクや担当者、進捗状況などをまとめることができます。
ただし、手動での更新作業が必要になるため、管理が煩雑になることがあります。
スプレッドシートの活用
スプレッドシートには、日付や進捗状況などを自動的に更新できる機能があるため、手動管理よりも効率的です。
また、複数の担当者で共有することができるため、情報共有もスムーズに行えます。
プロジェクト管理ツールの導入
プロジェクト管理ツールを導入することで、より効率的な進捗管理が可能です。
代表的なツールを挙げると、TrelloやAsanaなどがあります。
これらのツールを使うことで、タスクの割り当てや進捗管理を簡単に行うことができます。
また、タスクにコメントを残したり、ファイルを添付したりすることもできます。
人数が多くなればなるほど、こうしたツールによる管理をおすすめします。
進捗共有
進捗の共有も大切です。ここでは、進捗共有の方法をご紹介します。
ツールを使った共有
プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールなど、オンラインツールを使って進捗の共有を行うことができます。
これらのツールを使うことで、担当者や進捗状況などをリアルタイムで共有することができます。
また、コメントやファイルの添付も簡単に行うことができます。
スプレッドシートのみで行う場合には
上記でも説明してきたように、管理ツール・オンラインサービスを使用するのが効率的かつ、簡単です。
ただ、無料で使えるツールは限られていること、有料ツールを導入するからには費用対効果も
大事な観点になってきます。
途中でも紹介したように、Googleのスプレッドシートは自動更新や複数人での編集が可能であり、
使い方を工夫すれば十分にタスク管理が可能なツールと言えます。
今回はイベントの企画・進捗管理に適したファイルを貼り付けておきますので、
ぜひダウンロードして参考にしてみてください。
まとめ
イベント企画において、多数の担当者が関わる場合、進捗管理と共有が非常に重要です。
タスクリストやスプレッドシート、プロジェクト管理ツールなどを使って、効率的に進捗管理、進捗共有にはオンラインツールを使うことをおすすめします。
これらの方法を駆使して、イベント企画をスムーズに進めていきましょう。
